Wie wir Website-Projekte kalkulieren (und managen)
Von: Raimund, Jonas Die Kalkulation und das Management von Website-Projekten hängen eng zusammen. Wir zeigen, wie wir dabei vorgehen.
Die Kalkulation eines Website-Projekts kann aus Agentur-Sicht eine heikle Angelegenheit sein. Insbesondere bei umfangreichen, nicht exakt definierten Anfragen gibt es viele Unbekannte in der Gleichung. Einerseits müssen wir natürlich vermeiden, dass wir drauf zahlen. Andererseits möchten wir auch nicht, dass auf Kundenseite unerwartete Mehrkosten entstehen. Und zuletzt stehen wir mit einem Angebot auch in Konkurrenz zu anderen Anbietern.
Wir möchten euch einen Einblick in unsere Herangehensweise bei der Kalkulation von Website-Projekten geben, verbunden mit Einblicken ins Projektmanagement. Die Kalkulation ist das eine, die Einhaltung der Kalkulation das andere. Auch wir verbessern uns stetig und lernen aus unseren Fehlern, aber mit der hier beschriebenen Herangehensweise haben wir in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen gemacht und überwiegend positive Rückmeldung erhalten.
Überblick: So arbeiten wir
Wir können die meisten Aufwände drei zentralen Bereichen zuordnen: Konzeption, Entwicklung und Design. Diese Leistungen können wir relativ verlässlich schätzen, da wir gute Erfahrungswerte haben, etablierte Workflows durchlaufen und insb. technische Komponenten sich wiederholen.
Da die Anforderungen eines Projekts sich allerdings während der Laufzeit verändern können, setzen wir auf einen transparenten und reaktionsfähigen Workflow. Das bedeutet u.a. die Einbindung der Projektleitung auf Kundenseite in unser Projektmanagement und ein regelmäßiges Update zu Leistungsstand und Budget.
Zusätzlich zu den drei oben genannten Kernbereichen fällt über die gesamte Zusammenarbeit Projektmanagement und Kommunikation an. Diese Arbeiten lassen sich im Vorfeld schwer einschätzen und können erhebliche Mehraufwände erzeugen. Darauf reagieren wir zusätzlich mit aufgabenbasierter und zentraler Kommunikation sowie mit regelmäßigen Abstimmungsterminen.
Das Briefing
Zu Beginn einer Anfrage erhalten wir i.d.R. auf Kundenseite erarbeitete Konzeptpapiere, Lastenhefte oder unser Projektplaner-Formular. Je mehr wir über Notwendigkeiten, Möglichkeiten und Besonderheiten des Website-Projekts wissen, desto detaillierter ist eine Aufwandsschätzung möglich. Wir fragen lieber einmal mehr nach, um uns vor der Angebotsabgabe ein möglichst klares Bild zu machen. Das erhöht die Bearbeitungszeit einer Anfrage, reduziert aber unser Risiko und somit auch euer Risiko.
Bei komplexeren Anfragen führen wir vor der Abgabe eines Angebots eine Schnellkalkulation durch, um eine »erste Hausnummer« zu vermitteln. Wir können im folgenden Dialog Schwerpunkte erkennen und unsere Schätzungen besser an die Bedürfnisse des Projekts anpassen. Wenn aber wesentliche Informationen noch nicht verfügbar sind, kann das Kommunizieren dieser ungefähren Einschätzung kontraproduktiv sein. Zahlen, die erst einmal im Raum sind, lassen sich oft nur mühsam anpassen.
Bei unklaren oder sehr komplexen Anfragen bieten wir bevorzugt einen vom Gesamtprojekt abgekoppelten Konzeptions-Workshop an. In diesem erarbeiten wir gemeinsam mit euch eine belastbare Konzeption für die Website. Mit den dokumentierten Ergebnissen des Workshops kann die Umsetzung auch unabhängig von uns fortgesetzt werden. Wenn wir in Folge beauftragt werden, sinken die konzeptionellen Aufwände natürlich deutlich.
Kapazität und Planung
Sobald sich abzeichnet, dass ein Projekt zustande kommt, blocken wir die benötigte Kapazität im Team, obwohl der Auftrag formal noch nicht erteilt ist. Das ist ein kalkuliertes Risiko auf unserer Seite, verhindert aber den häufigsten Startärger: eine erteilte Zusage, auf die dann wochenlang niemand reagieren kann, weil alle Beteiligten in anderen Projekten stecken.
Bei der Planung rechnen wir pro Person und Tag mit sechs Stunden Projektarbeit statt mit acht. Die verbleibende Zeit geht für interne Abstimmung, Weiterbildung, Angebote und all die kleinen Dinge drauf, die in keinem Ticket auftauchen. Zusätzlich halten wir pro Monat einige Tage komplett frei, um auf Verzögerungen, Support-Anfragen und kurzfristige Themen reagieren zu können. Wer mit acht Stunden plant, verschiebt am Ende Termine.
Festpreis oder nach Aufwand?
Gut einschätzbare Angebotspositionen kalkulieren wir pauschal. Bei nicht oder nur teilweise einschätzbaren Aufwänden nehmen wir eine stundenbasierte Schätzung vor und formulieren zusätzlich die Möglichkeit von weiteren Aufwänden. Wir gelangen zu einer Zeit-Einschätzung, indem wir das kulturbanause-Team die Aufgaben schätzen lassen. Über weit auseinander liegende Schätzungen wird dann intern diskutiert. Auch die zeitliche Auswertung vergleichbarer Projekte hilft bei der Schätzung.
Welches Modell zu eurem Projekt passt, hängt stark von der Ausgangslage ab. Einen Überblick über die Varianten findet ihr auf unserer Seite zu den Projektmodellen. Wir bevorzugen agile Projekte, weil sich Anforderungen bei Website-Projekten fast immer während der Laufzeit verändern. Ein starr festgeschriebener Leistungsumfang bildet diese Veränderung nicht ab, sondern blockiert sie eher.
Gerne arbeiten wir auch mit dem Konzept eines »Minimum Viable Products« (MVP). Damit stellen wir die Umsetzung der wichtigsten Anforderungen innerhalb des Budgets sicher. Es sind aber darüber hinausgehende Optimierungen möglich, die ggf. zusätzlich abgerechnet werden.
Unser Umgang mit neuen Ideen
Zu Projektbeginn nicht bekannte und erst im Verlauf des Projekts hinzugefügte Funktionalitäten, auch als »Feature Creep« bekannt, können mit einem MVP zwar nicht immer vermieden, aber zumindest eingegrenzt werden. Neue Funktionen werden als »Improvement« (Verbesserung) bzw. als »New Feature« (neue Funktion) im Projektmanagement aufgenommen und zeitlich geschätzt. Nach Freigabe der Aufwände werden die neuen Wünsche i.d.R. für die Phase direkt nach dem GoLive eingeplant. Es kommt eher selten vor, dass neue Ideen erst mitten im Projekt auf den Tisch kommen, dann aber sofort umgesetzt werden müssen. Meistens handelt es sich um Verbesserungen der Projektidee.
Auf Kundenseite ist im Voraus sichtbar, welche Zeit wir für die jeweilige Tätigkeit erwarten. Damit ist auch nachvollziehbar, wenn es zu Mehraufwand kommt. Hier ist es wichtig, wirklich rechtzeitig zu kommunizieren, wenn sich ein Mehraufwand anbahnt. Es ist mitunter ein Lernschritt, beim eigenen Zeitmanagement von Anfang an den Budgetrahmen zu berücksichtigen.
Unser Umgang mit Mehraufwänden
Bei uns fallen Rechnungen niemals höher aus als das Angebot, wenn nicht aktiv ein Mehraufwand freigegeben wurde.
Es gibt verschiedene Gründe, weshalb in einem Website-Projekt Mehraufwände entstehen können. Die Gefahr von Feature Creep haben wir mit dem oben beschriebenen Vorgehen recht gut im Griff. Deutlich gefährlicher wird es, wenn sehr viele Mini-Wünsche unter dem Strich zu erheblichen Mehraufwänden führen. Häufig ist man dann an zahlreichen Stellen etwas zu entgegenkommend gewesen oder die Wünsche waren so klein, dass sie nicht als »Feature Request« definiert werden konnten. Auch hier hilft allerdings der MVP-Ansatz bzw. das offene Ansprechen dieser Problematik.
Dann gibt es natürlich auch Aufwände, die dadurch entstehen, dass wir uns verschätzt haben, oder dass es technische Probleme gab. Pech für uns, diese Aufwände gehen i.d.R. nicht zu euren Lasten. Sie verschwinden aber nicht einfach: Wir erfassen sie ganz normal, kennzeichnen sie als nicht abrechenbar und lassen sie in der Auswertung sichtbar. Auf der Rechnung tauchen sie nicht auf. So sehen wir intern, an welchen Stellen wir uns regelmäßig verschätzen, und lassen das in kommende Kalkulationen einfließen.
Zuletzt gibt es an sehr vielen Stellen des Projekts unterschiedliche Möglichkeiten einer Lösung. Wir besprechen in solchen Fällen die Varianten mit euch. Variante A bleibt beispielsweise im Budget, wobei Variante B als Improvement oder Feature Request zu einer Erhöhung des Budgets führt. Variante C ist das Umschichten von Budget im Projekt. Ein transparentes Projektmanagement hilft bei allen Varianten.
Transparentes Projektmanagement
Wir machen sehr gute Erfahrungen mit der Einbindung einer entscheidungsbefugten Person von Kundenseite in unsere Projektmanagement-Software Jira. Die zentrale Kommunikation zu klar umrissenen Aufgaben (Tickets) unterstützt zielgerichtete Dialoge. Auch kleinteiligere Fortschritte laufen aufgabenbasiert ab. Im Idealfall reduzieren wir das E-Mail-Aufkommen auf Null.
Unsere Arbeitszeiten erfassen wir in der Agentursoftware MOCO. Die Zeit wird pro Angebotsposition erfasst. Aussagekräftige Kommentare zu den erfassten Zeiten sind dafür unbedingte Voraussetzung. Das führt mitunter zu steigenden Aufwänden im Zeitmanagement, ist aber über den gesamten Projektverlauf allemal lohnend.
In der Auswertung ist sichtbar, wie viel vom geschätzten Budget pro Angebotsposition bereits verbraucht wurde. Das hilft uns dabei zu argumentieren, warum bestimmte Wünsche nicht oder nicht jetzt oder nicht im Budget umsetzbar sind.
Bei größeren Projekten mit längerer Laufzeit richten wir auf Wunsch einen laufenden Einblick in den Budgetstand ein. Bei kleineren Projekten steht der Einrichtungsaufwand dafür in keinem Verhältnis zum Nutzen. Unabhängig von der Projektgröße gilt aber: Alle zwei Wochen bekommt ihr von uns ein Update zu Leistungsstand und Budget. Entscheidungen über Umfang und Prioritäten fallen dadurch, bevor Mehraufwand entstanden ist, und nicht erst danach.
Unser Umgang mit Kommunikation und Beratung
Die im Projektmanagement bzw. in der Beratung und Kommunikation entstehenden Aufwände sind am wenigsten vorhersehbar. Wir gestalten diesen Bestandteil daher so transparent wie möglich. Wir machen bspw. feste Workshops und regelmäßige Jour fixes zum Bestandteil unserer Angebote. Wie oft ein Jour fixe stattfindet, hängt vom Projekt ab, in der Regel liegt der Termin alle zwei Wochen. Dort besprechen wir die zwischenzeitlich gesammelten Themen, die sich nicht in aufgabenbasierten Tickets abarbeiten lassen. Der Termin ist zeitlich begrenzt und dadurch besser kalkulierbar. Gleiches gilt für Workshops.
Zusammen mit dem regelmäßigen Update zu Leistungsstand und Budget behaltet ihr so jederzeit den Überblick über den Projektumfang im Bereich unserer kommunikativen Leistungen.
Fazit
Eine sorgfältige Kommunikation vor Abgabe des Angebots bestimmt das Verständnis des Projekts entscheidend und verringert Fehleinschätzungen. Mit dem Erstellen einer ausführlichen Kalkulation legen wir möglichst transparent dar, welche Aufwände wir erwarten. Eine realistische Kapazitätsplanung sorgt dafür, dass die kalkulierte Zeit auch tatsächlich zur Verfügung steht.
Im Projektablauf setzen wir auf eine weitreichende Einbindung aller Beteiligten. Dafür nutzen wir einerseits eine Projektmanagement-Software mit Task-Funktion, andererseits regelmäßige, fest vereinbarte Termine und Updates zum Budget. Auch wenn das auf Kundenseite u. U. Mehrarbeit bedeutet, die Projektqualität steigt entscheidend. Wir erhalten dahingehend durchweg positives Feedback.
Wie eine Zusammenarbeit mit uns konkret abläuft, haben wir auf unserer Seite zur Zusammenarbeit zusammengefasst.
Feedback & Ergänzungen – 6 Kommentare
Kommentar zu dieser Seite
Geschrieben von:
Raimund Büchner
Hallo Kulturbanausen,
mal wieder ein guter wie lesenswerter Artikel, danke dafür.
Wir hinterfragen gerade auch unseren Umgang mit Website-Projekten und sind da grundsätzlich ähnlich unterwegs wie ihr – nutzen statt Jira awork und setzten in letzter Zeit verstärkt auf Trello für die Abbildung der einzelnen Arbeitsschritte. Unsere Kunden kommen mit Trello und der eingesetzten Kanban-Logik gut klar, alles sonst ausprobierte (auch Jira) hat auf Dauer nicht so gut funktioniert. 100%ig zufrieden sind wir aber nicht mit der momentanen Lösung, weil z.B. die Abrechnung dann doch wieder manuell erfolgen muss (mit Lexoffice).
Auf der Suche nach einem guten, reibungslosen Workflow prüfen wir gerade die Schnittstellen der besagten Tools, aber irgendwas ist ja immer. ; ) Habt ihr denn für die Abrechnung (aber auch vorher schon für das Angebot) eine Automatisierung aus Jira heraus, oder wie macht ihr das? Und nutzt ihr in diesem Zusammenhang ggf. ein CRM?
Viele Grüße
Hallo Paul, nein wir haben Angebote und Abrechnung nicht mit Jira verknüpft. Bisher gab es dafür tatsächlich noch wenig Bedarf, vor allem da wir teilweise bewusst in Jira andere Strukturen abbilden wollen als in Angeboten z.B. enthalten sind.
Welche Timetracking-App habt Ihr denn da in Jira in Gebrauch, wenn ich fragen darf? Oder ist das eine Funktion, die Jira mitbringt?
Wir haben aktuell Automated Work Log im Einsatz. Zuvor hatten wir Hourglass im Einsatz. Da gab es aber mal eine Downtime. Wir haben daher gewechselt und sind dann bei der neuen Lösung geblieben. Aber eher aus Gründen der Faulheit :) Beide Tools haben in sehr ähnlicher Form erledigt was sie sollen.
Ah, danke Dir! Sieht in dem Screenshot jedenfalls sehr ansprechend aus :-)
Wow… toller und sehr nützlicher Artikel. Ich hatte schon mit großer Spannung darauf gewartet, nachdem Ihr den lose angekündigt hattet. Tausend Dank dafür!