Zusammenarbeit

Teamstruktur und Rollenverteilung

Das Projekt-Team besteht aus Personen mit unterschiedlicher fachlicher Expertise. Wir bringen technische und gestalterische Kompetenzen ein, während die Mitarbeitenden auf eurer Seite oft im Marketing oder in der Redaktion tätig sind und eure Organisation gut kennen.

Alle am Projekt beteiligten Personen können direkt miteinander kommunizieren und alle können mitlesen. Unser Team-Lead fungiert dabei als Hauptansprechpartner für euch während des gesamten Projekts. Er ist auch für die interne Koordination verantwortlich, sorgt dafür, dass der Projektfortschritt im Blick bleibt, alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und das Budget eingehalten wird. Das umsetzende Team achtet stärker auf den eigenen fachlichen Aufgabenbereich.

Kommunikation

Wir möchten E-Mail-Kommunikation so weit wie möglich vermeiden, daher kommunizieren wir größtenteils in der Projekmanagement-Software. Jede Aufgabe ist ein eigenes Ticket mit klarer Verantwortlichkeit und konkreten Informationen was zu tun ist. Ist sie erledigt, wird das Ticket geschlossen. Alle Beteiligten sehen alle Tickets und können im Chat aufgabenbezogen kommunizieren. Entscheidung sind automatisch dokumentiert, was im Falle von Urlaub oder Krankheit die nahtlose Weiterarbeit sicherstellt.

Kapazitäten

Bevor wir ein Angebot abgeben, prüfen wir unsere Kapazität und blocken diese, sobald ein Auftrag konkret wird. Wir planen unsere Arbeitstage jeweils mit maximal sechs Stunden Projektarbeit statt acht. Eine Planung mit acht Stunden ist unrealistisch und würde auf Überstunden oder nicht einzuhaltende Termine hinauslaufen.

Sobald das Projekt beauftragt ist, legen wir es detailliert in die Planung. Alle geleisteten Arbeiten werden zeitlich erfasst und auf die jeweilige Budgetposition gebucht, die dadurch abschmilzt. Im Projektverlauf aktualisieren wir die Kapazitätsplanung regelmäßig.

Leistungsstand & Budget

Alle zwei Wochen bekommt ihr ein Update zu Leistungsstand und Budget. Wir fassen zusammen, woran wir gearbeitet haben, wie der Budgetstand je Angebotsposition aussieht, wo es Abweichungen gibt und was als Nächstes ansteht. Dazu kommt in vielen Projekten ein persönlicher Abstimmungstermin (Jour fixe).

Bei größeren Projekten mit mehreren Personen und hoher Kapazität stellen wir zusätzlich einen Link bereit, über den ihr den Budgetstand in Echtzeit einsehen könnt.

Grundlagen einer guten Zusammenarbeit

Projekte, die gut gelaufen sind, haben einige Gemeinsamkeiten. So gab es beispielsweise meist eine Person, die entscheiden konnte und nicht jede Frage weitergeben musste. Gute Organisation auf Kundenseite und verlässliche Zusagen sind weitere Indikatoren: Wir erwarten nicht unbedingt schnelle Reaktionen, aber innerhalb des Zeitraums, der vereinbart war. Das gilt auch für Qualität und Umfang von zugelieferten Inhalten. Und bitte stimmt euch ab, bevor wir von verschiedenen Personen verschiedene Antworten erhalten. Projektpartner, die gut informiert und mit klaren Zielvorstellungen in Termine gingen, haben viel Budget gespart und dafür sogar das bessere Produkt erhalten. Und Personen, die zwar eigene Vorstellungen hatten, aber dennoch offen für Vorschläge und andere Ideen waren, haben positiv zum Projekterfolg beigetragen.

Wir geben uns größte Mühe diese Erwartungen ebenfalls zu erfüllen.