Zur Suche springen Zur Navigation springen Zum Hauptinhalt springen Zum Footer springen

Die Kalkulation eines Website-Projekts kann aus Agentur-Sicht eine heikle Angelegenheit sein. Insbesondere bei umfangreichen, nicht exakt definierten Anfragen gibt es viele Unbekannte in der Gleichung. Einerseits müssen wir natürlich vermeiden, dass wir drauf zahlen. Andererseits möchten wir auch nicht, dass für unsere Kunden unerwartete Mehrkosten entstehen. Und zuletzt stehen wir mit einem Angebot auch in Konkurrenz zu anderen Anbietern.

Wir möchten euch einen Einblick in unsere Herangehensweise bei der Kalkulation von Website-Projekten geben, verbunden mit Einblicken ins Projektmanagement. Die Kalkulation ist das eine – die Einhaltung der Kalkulation das andere. Auch wir verbessern uns stetig und lernen aus unseren Fehlern – aber mit der hier beschriebenen Herangehensweise haben wir in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen gemacht und überwiegend positive Rückmeldung seitens unserer Kunden erhalten.

Schulungen von kulturbanause

Intensive Trainings mit hohem Praxisbezug.

Überblick: So arbeiten wir

Wir können die meisten Aufwände drei zentralen Bereichen zuordnen: Konzeption, Entwicklung und Design. Diese Leistungen können wir relativ verlässlich schätzen, da wir gute Erfahrungswerte haben, etablierte Workflows durchlaufen und insb. technische Komponenten sich wiederholen.
Da die Anforderungen eines Projekts sich allerdings während der Laufzeit verändern können, setzen wir auf einen transparenten und reaktionsfähigen Workflow. Das bedeutet u.a. volle Integration in unser Projektmanagement inkl. vollem Einblick in unsere Projektzeiten.

Beispielhafter Workflow eines Website-Projektes.

Zusätzlich zu den drei oben genannten Kernbereichen fällt über die gesamte Zusammenarbeit Projektmanagement und Kommunikation an. Diese Arbeiten lassen sich im Vorfeld schwer einschätzen und können erhebliche Mehraufwände erzeugen. Darauf reagieren wir zusätzlich mit aufgabenbasierter und zentraler Kommunikation sowie mit regelmäßigen Abstimmungsterminen.

Das Briefing

Zu Beginn einer Anfrage erhalten wir i.d.R. vom Kunden erarbeitete Konzeptpapiere, Lastenhefte oder unser Projektplaner-Formular. Je mehr wir über Notwendigkeiten, Möglichkeiten und Besonderheiten des Website-Projekts wissen, desto detaillierter ist eine Aufwandsschätzung möglich. Wir fragen lieber einmal mehr nach, um uns vor der Angebotsabgabe ein möglichst klares Bild zu machen. Das erhöht die Bearbeitungszeit einer Anfrage, reduziert aber unser Risiko und somit auch das Risiko unserer Kunden.

Bei komplexeren Anfragen führen wir vor der Abgabe eines Angebots eine Schnellkalkulation durch, um eine »erste Hausnummer« zu vermitteln. Wir können im folgenden Dialog Schwerpunkte erkennen und unsere Schätzungen besser an die Bedürfnisse des Projekts anpassen. Wenn aber wesentliche Informationen noch nicht verfügbar sind, kann das Kommunizieren dieser ungefähren Einschätzung kontraproduktiv sein. Zahlen, die erst einmal im Raum sind, lassen sich oft nur mühsam anpassen.

Screenshot einer Grobkalkulation mit Gesamtsumme
Unsere Grobkalkulation umfasst i.d.R. nur die Titel der Leistungen inkl. Preisschätzung. Details zu den Positionen folgen im Angebot bzw. im direkten Dialog.

Bei unklaren oder sehr komplexen Anfragen bieten wir bevorzugt einen vom Gesamtprojekt abgekoppelten Konzeptions-Workshop an. In diesem erarbeiten wir gemeinsam mit dem Kunden eine belastbare Konzeption für die Website. Mit den dokumentierten Ergebnissen des Workshops kann die Umsetzung auch unabhängig von uns fortgesetzt werden. Wenn wir in Folge beauftragt werden, sinken die konzeptionellen Aufwände natürlich deutlich.

Festpreis oder nach Aufwand?

Gut einschätzbare Angebotspositionen kalkulieren wir pauschal. Bei nicht oder nur teilweise einschätzbaren Aufwänden nehmen wir eine stundenbasierte Schätzung vor und formulieren zusätzlich die Möglichkeit von weiteren Aufwänden. Wir gelangen zu einer Zeit-Einschätzung, indem wir das kulturbanause-Team die Aufgaben schätzen lassen. Über weit auseinander liegende Schätzungen wird dann intern diskutiert. Auch die zeitliche Auswertung vergleichbarer Projekte hilft bei der Schätzung.

Screenshots von kulturbanause-Angeboten
Unsere finalen Angebote sind detailliert beschrieben

Gerne arbeiten wir auch mit dem Konzept eines »Minimal Viable Products« (MVP). Damit stellen wir die Umsetzung der wichtigsten Anforderungen innerhalb des Budgets sicher. Es sind aber darüber hinausgehende Optimierungen möglich, die ggf. zusätzlich abgerechnet werden.

Unser Umgang mit neuen Ideen

Zu Projektbeginn nicht bekannte und erst im Verlauf des Projekts vom Kunden hinzugefügte Funktionalitäten – auch als »Feature Creep« bekannt – können mit einem MVP zwar nicht immer vermieden, aber zumindest eingegrenzt werden. Neue Funktionen werden als »Improvement« (Verbesserung) bzw. als »New Feature« (neue Funktion) im Projektmanagement aufgenommen und zeitlich geschätzt. Nach Freigabe der Aufwände werden die neuen Wünsche i.d.R. für die Phase direkt nach dem GoLive eingeplant. Es kommt eher selten vor, dass neue Ideen erst mitten im Projekt auf den Tisch kommen, dann aber sofort umgesetzt werden müssen. Meistens handelt es sich um Verbesserungen der Projektidee.

Screenshot von Tickets des Status "New Feature" in Jira
Darstellung neue Features in Jira: Hier gruppiert in einer Angebotsposition (Epic)

Der Kunde sieht im Voraus, welche Zeit wir für die jeweilige Tätigkeit erwarten und kann nachvollziehen, wenn es zu Mehraufwand kommt. Hier ist es wichtig, wirklich rechtzeitig zu kommunizieren, wenn sich ein Mehraufwand anbahnt. Es ist mitunter ein Lernschritt, beim eigenen Zeitmanagement von Anfang an den Budgetrahmen zu berücksichtigen.

Unser Umgang mit Mehraufwänden

Bei uns fallen Rechnungen niemals höher aus als das Angebot, wenn nicht aktiv ein Mehraufwand vom Kunden freigegeben wurde.

Es gibt verschiedene Gründe, weshalb in einem Website-Projekt Mehraufwände entstehen können. Die Gefahr von Feature Creep haben wir mit dem oben beschriebenen Vorgehen recht gut im Griff. Deutlich gefährlicher wird es, wenn sehr viele Mini-Wünsche des Kunden unter dem Strich zu erheblichen Mehraufwänden führen. Häufig ist man dann an zahlreichen Stellen etwas zu entgegenkommend gewesen oder die Wünsche waren so klein, dass sie nicht als »Feature Request« definiert werden konnten. Auch hier hilft allerdings der MVP-Ansatz bzw. das offene Ansprechen dieser Problematik.

Screenshot unserer Kommunikation in Jira – Kundin gibt einen Mehraufwand von 6h frei
Auszug unserer Kommunikation im Projektmanagement – hier wird ein Mehraufwand freigegeben

Dann gibt es natürlich auch Aufwände, die dadurch entstehen, dass wir uns verschätzt haben, oder dass es technische Probleme gab. Pech für uns – diese Aufwände gehen i.d.R. nicht zu Lasten unserer Kunden.

Zuletzt gibt es an sehr vielen Stellen des Projekts unterschiedlich Möglichkeiten einer Lösung. Wir besprechen in solchen Fällen die Varianten mit unseren Kunden. Variante A bleibt beispielsweise im Budget, wobei Variante B als Improvement oder Feature Request zu einer Erhöhung des Budgets führt. Variante C ist das Umschichten von Budget im Projekt. Ein transparentes Projektmanagement hilft bei allen Varianten.

Transparentes Projektmanagement

Wir machen sehr gute Erfahrungen mit der Einbindung eines entscheidungsbefugten Mitarbeitenden von Kundenseite in unsere Projektmanagement-Software. Die zentrale Kommunikation zu klar umrissenen Aufgaben (Tickets) unterstützt zielgerichtete Dialoge. Auch kleinteiligere Fortschritte laufen Aufgaben-basiert ab. Im Idealfall reduzieren wir das E-Mail-Aufkommen auf Null.

Der Kunde kann darüber hinaus durch das detaillierte Time-Tracking jederzeit nachvollziehen, welche Zeiten in welche Tasks geflossen sind. Aussagekräftige Kommentare zu den getrackten Zeiten sind dafür unbedingte Voraussetzung. Das führt mitunter zu steigenden Aufwänden im Zeitmanagement, ist aber über den gesamten Projektverlauf und für die Zufriedenheit auf Kundenseite allemal lohnend.

Screenshot eines Time Reports
Time Report eines nicht abgeschlossenen Projekts in unserer Projektmanagement-Software Jira

In einer übersichtlichen Darstellung ist in Echtzeit sichtbar, wie viel vom geschätzten Budget pro Angebotsposition bereits verbraucht wurde. Das hilft uns dabei zu argumentieren, warum bestimmte Wünsche nicht oder nicht jetzt oder nicht im Budget umsetzbar sind.

Unser Umgang mit Kommunikation und Beratung

Die im Projektmanagement bzw. in der Beratung/Kommunikation entstehenden Aufwände sind am wenigsten vorhersehbar. Wir gestalten diesen Bestandteil daher so transparent wie möglich. Wir machen bspw. feste Workshops und wöchentliche Jour fixes zum Bestandteil unserer Angebote. In den Jour fixes besprechen wir die über die Woche gesammelten Themen, die nicht in Aufgaben-basierten Tickets abgearbeitet werden können. Der Termin ist zeitlich begrenzt und dadurch besser kalkulierbar. Gleiches gilt für Workshops.

Zusammen mit der immer möglichen Einsicht in die tatsächlich verbrauchten Zeiten hat der Kunde jederzeit Kontrolle und Transparenz über den Projektumfang im Bereich unserer kommunikativen Leistungen.

Fazit

Eine sorgfältige Kommunikation vor Abgabe des Angebots bestimmt das Verständnis des Projekts entscheidend und verringert Fehleinschätzungen. Mit dem Erstellen einer ausführlichen Kalkulation legen wir möglichst transparent dar, welche Aufwände wir erwarten.

Im Projektablauf setzen wir auf eine weitreichende Einbindung des Kunden. Dafür nutzen wir einerseits eine Projektmanagement-Software mit Task-Funktion und Einblick des Kunden in das Time-Tracking, andererseits regelmäßige, fest vereinbarte Termine. Auch wenn das für die Kunden u. U. Mehrarbeit bedeutet, die Projektqualität steigt entscheidend. Wir erhalten dahingehend durchweg positives Feedback.

Geschrieben von kulturbanause Team

thumb

Beiträge bei denen das kulturbanause-Team als Autor angegeben ist, wurden von mehreren Personen in Zusammenarbeit geschrieben. Wir nutzen diesen Blog als öffentliches Archiv und um euch bei alltäglichen Problemen im Zusammenhang mit der Erstellung von Websites zu helfen. Neben diesem Blog bieten wir auch Trainings wie Schulungen, Bücher oder Videos an. Und natürlich unterstützen wir auch gerne im Rahmen unserer Agenturtätigkeit.

Feedback & Ergänzungen – 6 Kommentare

  1. Paul
    schrieb am 14.10.2021 um 12:53 Uhr:

    Hallo Kulturbanausen,
    mal wieder ein guter wie lesenswerter Artikel, danke dafür.

    Wir hinterfragen gerade auch unseren Umgang mit Website-Projekten und sind da grundsätzlich ähnlich unterwegs wie ihr – nutzen statt Jira awork und setzten in letzter Zeit verstärkt auf Trello für die Abbildung der einzelnen Arbeitsschritte. Unsere Kunden kommen mit Trello und der eingesetzten Kanban-Logik gut klar, alles sonst ausprobierte (auch Jira) hat auf Dauer nicht so gut funktioniert. 100%ig zufrieden sind wir aber nicht mit der momentanen Lösung, weil z.B. die Abrechnung dann doch wieder manuell erfolgen muss (mit Lexoffice).
    Auf der Suche nach einem guten, reibungslosen Workflow prüfen wir gerade die Schnittstellen der besagten Tools, aber irgendwas ist ja immer. ; ) Habt ihr denn für die Abrechnung (aber auch vorher schon für das Angebot) eine Automatisierung aus Jira heraus, oder wie macht ihr das? Und nutzt ihr in diesem Zusammenhang ggf. ein CRM?
    Viele Grüße

    Antworten
    • Jonas Hellwig
      schrieb am 14.10.2021 um 13:40 Uhr:

      Hallo Paul, nein wir haben Angebote und Abrechnung nicht mit Jira verknüpft. Bisher gab es dafür tatsächlich noch wenig Bedarf, vor allem da wir teilweise bewusst in Jira andere Strukturen abbilden wollen als in Angeboten z.B. enthalten sind.

      Antworten
  2. Susanne
    schrieb am 13.10.2021 um 13:46 Uhr:

    Welche Timetracking-App habt Ihr denn da in Jira in Gebrauch, wenn ich fragen darf? Oder ist das eine Funktion, die Jira mitbringt?

    Antworten
    • Jonas Hellwig
      schrieb am 13.10.2021 um 13:49 Uhr:

      Wir haben aktuell Automated Work Log im Einsatz. Zuvor hatten wir Hourglass im Einsatz. Da gab es aber mal eine Downtime. Wir haben daher gewechselt und sind dann bei der neuen Lösung geblieben. Aber eher aus Gründen der Faulheit :) Beide Tools haben in sehr ähnlicher Form erledigt was sie sollen.

      Antworten
      • Susanne
        schrieb am 13.10.2021 um 14:04 Uhr:

        Ah, danke Dir! Sieht in dem Screenshot jedenfalls sehr ansprechend aus :-)

  3. Susanne
    schrieb am 11.10.2021 um 15:21 Uhr:

    Wow… toller und sehr nützlicher Artikel. Ich hatte schon mit großer Spannung darauf gewartet, nachdem Ihr den lose angekündigt hattet. Tausend Dank dafür!

    Antworten

Kommentar zu dieser Seite

Wir freuen uns über Anregungen, Ergänzungen oder Hinweise zu Fehlern. Wir lesen jeden Eintrag, veröffentlichen aber nur, was den Inhalt sinnvoll ergänzt.

Website-Projekte mit kulturbanause

Wir wissen wovon wir reden. Wir realisieren komplette Projekte oder unterstützen punktuell in den Bereichen Design, Development, Strategy und Content.

Übersicht Kompetenzen →

Schulungen von kulturbanause

Wir bieten Seminare und Workshops zu den Themen Konzept, Design und Development. Immer up-to-date, praxisnah, kurzweilig und mit dem notwendigen Blick über den Tellerrand.

Übersicht Schulungsthemen →